GTD. Planejamento natural para suas férias

GTD. Planejamento natural para as suas férias. GTD te ajuda a planejar seus projetos de forma mais ajustada à realidade. Aplique-o a suas férias

férias-praiaVerão, sinônimo de viagens e atividades sem fim, e, por extensão, de seu planejamento. Continuo a série de post sobre GTD com o sistema de planejamento natural que te ajudará a preparar os seus projetos (de qualquer natureza) acercándote mais o que você quer fazer o que acha que deve fazer.

  1. Procura o propósito de seu projeto. O que é o que eu pretendo com esta atividade? Trata-Se de organizar umas férias, de tirar o maior partido do lugar onde eu vou, de passar o tempo e se divertir com meus amigos, ou de aproveitar o tempo para fazer tudo o que eu não tive tempo de fazer durante este ano… Ao preparar as férias tendemos a confundir os vários desses propósitos, de fato, nem sequer paramos para pensar sobre isso.
  2. Definir uma meta. Costumamos confundir o objetivo do projeto com o relatório final resultante. No caso das férias de verão, contar com todo o necessário para iniciá-los (reservas de hotel, o meio para a viagem até o destino, decidir o que fazer…). Define uma visão de sucesso, o Que tem que acontecer para que as férias se transformem em um sucesso? Enumerar os fatores ajuda a criar uma lista de controle para rever uma vez finalizado o projecto, ajudando-o a analisar de forma objetiva, se foi alcançado o que se perseguia.
  3. Chuva de ideias. Enumerar tudo o que tem que ver com o projecto, sem recorrer a visão crítica. Não nos limitaremos a criar uma lista de tarefas a realizar, isso já virá, através da chuva de idéias ou a criação de um mapa mental, desglosaremos todos os conceitos relacionados com o projecto, sem definir com que ficamos e que é deixado de fora.
  4. Aplicar o filtro crítico. Agora definimos que fica dentro do escopo do projeto e que não. Organizamos os diferentes conceitos a ter em conta em grupos que posteriormente se transformarão em projetos a realizar, e que se ocuparam de dar resposta a cada questão colocada, para completar o processo. Quanto às férias certeza que vamos dirigindo grupos relacionados com as atividades, o alojamento, a coordenação entre os participantes, a viagem até o destino, os temas relacionados com os meninos que nos acompanham…
  5. Definir as ações a executar. Até o momento temos trabalhado com ideias, agora as traduziremos a ações e definir os projetos a realizar. Cada um dos conceitos anteriores, ou áreas de interesse, acabarão divididas em peças (projetos) gerenciáveis por diferentes membros do grupo que participará do curso. Acabamos decidindo que peça cabe fazer a cada membro do grupo e quais são as ações que você deve tratar cada um. Uma divisão racional de atividade que nos permite uma melhor execução e posterior acompanhamento.

Nos conformamos em enumerar e completar tarefas sem parar de nos perguntar o que queremos de verdade. Se vai de férias levam livros para ler na mala, sem planejar atividades para fazer com seus filhos, ou como passar o tempo com seus colegas, além da praia e a festa noturna… Acabou ficando com a sensação de não ter tirado todo o proveito possível dos dias de descanso e diversão… Talvez planejamento natural capaz de ajudar a concretizar e completar umas melhores férias, não acha?

Facebook Comments

GTD: Tudo o que a sua atividade precisa em 5 etapas

O GTD é uma metodologia que permite dar consistência ao seu trabalho.

O GTD (Getting Things Done”) é uma das metodologias que permitem dar consistência ao seu trabalho; e não apenas o profissional. Esta propõe um sistema de listas para organizar suas tarefas junto a um fluxo de trabalho de 5 passos; para levar a cabo todas as obrigações de forma suave, evitando esquecimentos e afastando-se do stress.

Por muitos conselhos que você tente aplicar para melhorar sua forma de fazer as coisas, você deve pensar em aplicar um método global, que lhe ajude a coordenar os diferentes aspectos de sua atividade. As pequenas correções contribuem com pequenas melhorias, mas sem uma direção clara perdem a sincronia e perdem parte de seu efeito desejado..

Com este método, dividimos a nossa actividade em 5 passos. Cada um deles está presente na nossa rotina, mas sem a importância ou a entidade que deveríamos dar. GTD marca um como e quando, para cada um deles:

  1. Coletar. O primeiro segredo é não manter nada em nossa cabeça, indicá-lo todo e enviá-lo em uma caixa de entrada para dedicar-lhe uma atenção específica a posteriori, evitando, assim, deixar de lado o que temos entre mãos nesse momento.
  2. Processar. Uma ou duas vezes ao dia nos dedicar em exclusivo a tomar decisões sobre o que reunimos. Podemos fazê-lo em menos de 2 minutos? O que fazemos e nos tirar de cima. Faz falta uma ação? O introduzimos no sistema de listas (ver ponto 3). Se a resposta é não, o archivamos ou o removemos.
  3. Organizar. Distribuímos as ações a executar em várias listas. Próximas acções, para as iminentes. Em espera para aquelas que deleguemos a terceiros. Algum dia para ações sem prioridade. Projetos para aquelas que necessitam de mais de uma ação para ser concluídas, e como não a sua agenda para aquelas obrigações a cumprir em um dia específico.
  4. Rever. Revisamos nossas obrigações diárias com uma breve revisão de 10 minutos para colocar o dia agenda e lista de tarefas. Uma vez por semana, realizaremos outro checking mais profundo de todas as listas para uma afinação do sistema
  5. Fazer. Uma vez estabelecidas as listas não temos desculpas para se concentrar em terminar as nossas tarefas. Pergunte a si mesmo o Que é a próxima coisa que devo fazer? O sistema deve dar-lhe a resposta.

GTD - Fluxo de trabalho

Cada um dos passos é fundamental para o correto desenvolvimento de sua atividade, no entanto, o segredo está nos detalhes e nuances. Este é o primeiro post de uma série com essa intenção, dar uma visão geral para colocar em marcha o seu sistema GTD.

Para ser eficiente deve saber a resposta para a pergunta Qual é a próxima coisa que você deve fazer? Para fazer isso você tem GTD, mas falta dar uma olhada em como gerir a lista de ações, o que faremos no próximo post. Enquanto você pode descobrir tirar ideias mais através da guia rápido de utilização de Getting Things Done.

Facebook Comments

GTD: A revisão semanal – Faça com que funcione

GTD. A revisão semanal ajuda a recalibrar e preparar a sua atividade. Siga os pontos que lhe permitirão organizar os seus negócios e reduzir o estresse

produtividadeA revisão semanal é uma parte muito importante do GTD. Fazer uma por semana, sem exceção, você vai ajudar a diminuir o estresse da rotina. Adeus esquecimentos, temas para o meio de preparar e questões atrasadas por falta de comunicação. Reserva um par de horas sem escusas ao final de sua semana de trabalho, e segue a seguinte lista a que se alistaram cada um dos passos a executar para reconstruir e preparar a sua atividade.

* Se você não está familiarizado com o método GTD, começa a ler este post.

  1. Esvazia a tua mente, os teus bolsos, rever suas anotações e manda tudo para sua caixa de entrada. Esta revisão deve converter todo o pendente em uma anotação para ser processada e convertida em uma ação a realizar.
  2. Recebe a ordem necessária para manter a confiança em seu sistema. Confira todas as listas, eliminando tarefas já realizadas e reinstalando ações que mudaram de estado, movendo-as para outras listas.
  3. Tirar suas comunicações recebidas. Responder a mails e chamadas pendentes, não há necessidade de que você dedique tempo a cada dia para responder a tudo o que se chegue, responde o mais importante, e deixa o resto para um momento específico antes de terminar a sua semana. Dedique uma hora por semana, sacudir todos os seus apensos.
  4. Organizar-se de outra maneira. Elimina a ansiedade por realizar todas essas pequenas tarefas, no momento, encontrar um buraco, ou para não esquecê-los. Sabe que há um momento, a cada semana, onde você pode pensar em seus assuntos pendentes e colocá-los em uma lista do sistema… próximas ações se vai ‘fazer’ ou algum dia/talvez se não têm prioridade…
  5. Rever a agenda para um ou dois meses de exibição. Esqueça todos aqueles momento tão desagradáveis ao virar a página da agenda e encontrar uma data de entrega inesperado. O acompanhamento com um tempo impede de fazer as coisas com pressa, a digerir melhor a atividade e a manter certa margem de manobra.
  6. Dinamiza os temas delegados, ou que dependem de terceiros. Confira a lista ‘Em espera’, os temas delegados, se corrigido acaba com eles, caso contrário, toma uma decisão, quer dar um toque para o seu companheiro de trabalho ou assumindo a sua carga.
  7. Projeta-se na semana seguinte. Confira sua lista de projetos (abertos ou em espera), decidindo em quais você vai trabalhar na próxima semana e que você vai deixar no dique seco. Imprescindível para atingir e ultrapassar a sua actividade de forma significativa. Uma vez realizada a eleição fechar este capítulo, enviando a lista de próximas ações, uma ação para cada um.
  8. Dá uma breve revisão da lista Algum dia/Talvez, sua loja de processos pendentes sem prioridade e de idéias. Confira as últimas ações em entrar e certifique-se de que não há nenhuma imprescindível, ou suscetível de fazer. Se ainda não prioridade não as tira, mas tem tempo. Haverá tempo de revê-las a fundo.

Ao fechar o seu trabalho semanal através da revisão recompondrás sua lista de próximas ações, com tudo o que você deve fazer, assuntos novos, retirados de seu baú de ideias ou projectos em que você vai trabalhar essa semana. Você deve acabar com todas as suas inbox processadas, vazias e com uma lista de próximas ações limpa de ruído e pronta para começar a trabalhar quando reanudes sua atividade.

Facebook Comments

GTD: Como as idéias se tornam tarefas, ações e projetos

Porque é que não trabalhamos com tarefas em GTD? Dividir suas tarefas em ações e projetos fará fluir melhor o seu trabalho, facilitando a sua distribuição em sua escaleta

anotações-produtividadeQuando pensamos em ‘o que devemos fazer’ nos vêm à cabeça idéias que apresentamos e enviamos para sua caixa de entrada à espera de ser ordenadas as listas GTD. É aplicando o método como a idéia se torna tarefa e, posteriormente, em ações e projetos. Nestas linhas descobrir como e por que trabalhamos desta forma.

Por que é tão importante? Até agora temos falado sobre como funciona o GTD (5 etapas) e sobre como processar e organizar nossas tarefas. Mas há uma série de conceitos básicos para conseguir que a atividade flua e não acabe se transformando em um conjunto de listas de ‘pendências’ que acabam desatualizadas e meio fazer, no melhor dos casos.

As chaves são as seguintes:

  • Quando você vir algo a menteanótalo, com uma ou duas frases descritivas. À medida que refrescar a memória, sem a necessidade de lembrar.
  • Quando proceses torna essa anotação em algo controlável. Em ações i não em uma tarefa.

Renunciar a trabalhar com o que temos usado sempre, as tarefas, nos permitirá dar dinamismo ao fluxo de trabalho. Procuramos definir as obrigações em ações físicas indivisíveis para poder realizá-las de uma vez. Tentamos evitar deixar assuntos de meio fazer.

Pense em uma tarefa que não segue este princípio. ‘Reservar hotel” vai se tornar uma série de atividades que passam por comparar preços, características, pesquisar ofertas… uma tarde de trabalho… É muito mais difícil encontrar um buraco na sua escaleta de atividade para algo tão indeterminado e potencialmente extenso em sua realização, para que ações simples e viáveis separadamente.

Mas o tema não está aqui, não podemos ficar com um simples “Levar o carro à oficina” para descrever a atividade. Tem certeza de que você não tem que fazer nada antes? Se a resposta for sim, procure uma oficina, para chamar à oficina para saber quando levar o carro, buscá-lo… Estamos falando de mais de uma ação física para acabar com o processo pendente.

Pergunte sempre se tem que fazer algo antes dessa ação, é uma forma para desenmarañar assuntos mais complexos do que parecem.

Se for necessária mais de uma ação física para o mesmo fim, estamos falando de um projeto GTD. Fugimos da visão tradicional de projeto, acompanhado por um diagrama de tarefas, prazos e complexidade em excesso, seguindo o método GTD cada tarefa com mais de uma ação é um projeto. Não te assustes, em média podemos ter cerca de 50 em funcionamento, e acredite em mim, vale a pena declará-los todos em seu sistema de listas.

Trabalha em ações e não em tarefas. A simplicidade lhe permite fazer mais e melhor.

Facebook Comments