GTD: Como as idéias se tornam tarefas, ações e projetos

Porque é que não trabalhamos com tarefas em GTD? Dividir suas tarefas em ações e projetos fará fluir melhor o seu trabalho, facilitando a sua distribuição em sua escaleta

anotações-produtividadeQuando pensamos em ‘o que devemos fazer’ nos vêm à cabeça idéias que apresentamos e enviamos para sua caixa de entrada à espera de ser ordenadas as listas GTD. É aplicando o método como a idéia se torna tarefa e, posteriormente, em ações e projetos. Nestas linhas descobrir como e por que trabalhamos desta forma.

Por que é tão importante? Até agora temos falado sobre como funciona o GTD (5 etapas) e sobre como processar e organizar nossas tarefas. Mas há uma série de conceitos básicos para conseguir que a atividade flua e não acabe se transformando em um conjunto de listas de ‘pendências’ que acabam desatualizadas e meio fazer, no melhor dos casos.

As chaves são as seguintes:

  • Quando você vir algo a menteanótalo, com uma ou duas frases descritivas. À medida que refrescar a memória, sem a necessidade de lembrar.
  • Quando proceses torna essa anotação em algo controlável. Em ações i não em uma tarefa.

Renunciar a trabalhar com o que temos usado sempre, as tarefas, nos permitirá dar dinamismo ao fluxo de trabalho. Procuramos definir as obrigações em ações físicas indivisíveis para poder realizá-las de uma vez. Tentamos evitar deixar assuntos de meio fazer.

Pense em uma tarefa que não segue este princípio. ‘Reservar hotel” vai se tornar uma série de atividades que passam por comparar preços, características, pesquisar ofertas… uma tarde de trabalho… É muito mais difícil encontrar um buraco na sua escaleta de atividade para algo tão indeterminado e potencialmente extenso em sua realização, para que ações simples e viáveis separadamente.

Mas o tema não está aqui, não podemos ficar com um simples “Levar o carro à oficina” para descrever a atividade. Tem certeza de que você não tem que fazer nada antes? Se a resposta for sim, procure uma oficina, para chamar à oficina para saber quando levar o carro, buscá-lo… Estamos falando de mais de uma ação física para acabar com o processo pendente.

Pergunte sempre se tem que fazer algo antes dessa ação, é uma forma para desenmarañar assuntos mais complexos do que parecem.

Se for necessária mais de uma ação física para o mesmo fim, estamos falando de um projeto GTD. Fugimos da visão tradicional de projeto, acompanhado por um diagrama de tarefas, prazos e complexidade em excesso, seguindo o método GTD cada tarefa com mais de uma ação é um projeto. Não te assustes, em média podemos ter cerca de 50 em funcionamento, e acredite em mim, vale a pena declará-los todos em seu sistema de listas.

Trabalha em ações e não em tarefas. A simplicidade lhe permite fazer mais e melhor.

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