Como criar uma lista de tarefas

Pode parecer uma besteira, mas é mais difícil do que você pensa. O grande problema de administrar o nosso fluxo de trabalho em listas de tarefas…

Big ChecklistPode parecer uma besteira, mas é mais difícil do que você pensa.

O grande problema de administrar o nosso fluxo de trabalho na lista de tarefas é que, no sobrecargarlas com tudo o que temos pendente perdemos a confiança nelas, tornam-se muito difíceis de administrar. Com uma lista de 5 a 10 tarefas, você pode saber qual é o próximo a fazer, com um único olhar, mas com uma de 50 já não.

Minha primeira recomendação é que não gerir o seu fluxo de trabalho com uma única lista. Existem métodos como o GTD (Get Things Done , ou Faça com que as coisas se façam) cujo espírito é semelhante ao da lista de tarefas pendentes, mas acrescentando um grau de complexidade mais elevado, o que permite controlar os problemas causados pelo excesso de diferentes tipos a sua actividade através de um sistema de múltiplas listas e estabelecendo critérios de filtragem. No entanto, para ser introduzido a esse sistema, há necessidade de controlar uma das bases para o fazer listas…

Não faça listas de tarefas, melhor divide a sua atividade e ações. Qual a diferença? Uma atividade é uma ação física indivisível. Imagine que você precisa levar seu carro à oficina, tem certeza que você só precisa de levar até a oficina e deixá-lo?, primeiro devo ligar e ficar com o mecânico quando levá-lo e saber o que levar em revê-lo parar de buscá-lo, para isso, devo ter localizado o seu telefone, e se eu não tenho oficina devo procurar um, para não falar de encontrar alternativas de transporte, se esse é o caso… Este nível de detalhe nos permite desgranar a dificuldade real da tarefa e evitar tarefas. Outro benefício é evitar deixar tarefas inacabadas. Dividida em ações facilita começar e terminar cada um dos apontamentos da lista em ações. Se você acha que isso pode atirar o tamanho de sua lista, trabalha com uma lista de tarefas + várias listas de acções que detalhe a actividade a realizar para cada uma delas.

Edita cada um dos apontamentos em sua lista com uma definição concreta que descreva a tarefa a realizar. Não é o mesmo “Chamar João” que “Chamar João (699-999-999) para falar do relatório mensal de vendas”, de um relance, sabemos o que fazer, com quem e dispondo das informações necessárias para fazê-lo no momento. Queremos evitar sermos distraídos olhando para o telefone, ou o que quer que seja, para se dedicar de coração a executar a ação. O outro ponto-chave é não acabar intrigados e pensando que tínhamos que chamar João, embora nós concordamos em poucos segundos o fato de poder passar para a ação ao ato ajuda a manter a atenção e o flow.

Procura um suporte para levar a sua lista de ações mais imediatas. Escritas em seu caderno ou em seu smartphone. Em um post anterior, se falava da importância de coletar e se aconselhava levar sempre consigo um bloco de notas e uma caneta para anotar tudo o que lhe viesse à cabeça. Você pode usar o blog para levar o registro de tarefas a realizar, por um lado, o bloco escreve suas ideias e, por outro, você administra sua lista de tarefas. Se você trabalha em formato papel, eu recomendo riscar as tarefas/ações ao terminá-la e reformularlas se ficam inacabadas. Voltar a marcar com uma descrição mais adequada, para o que resta por fazer. Do mesmo modo, no final do dia volta a recompor a lista com as ações do dia seguinte e as que ficaram pendentes.

Cria uma lista B, ou auxiliar. Se sua lista de ações é muito extensa e se desmotiva, ou se confunde, cria uma lista mais reduzida com um monte de trabalho a fazer durante o dia. Uma vez terminado, você pode voltar a criar uma mini-lista com outro lote de tarefas. Costuma ser uma medida bastante eficaz para aqueles dias em que o que for, você tem dificuldade para trabalhar.

Eu acho fascinante ver como na época em que vivemos, as aplicações que temos em smartphones ou em nosso computador para controlar a nossa actividade seguem o princípio de que a lista de actividade que se vai descomponiendo em tarefas, subtarefas e estas são organizados em unidades, como projetos, planos diários de trabalho… mas a verdade é que o mais básico, às vezes, é o que melhor funciona

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