Aprenda a adiar suas decisões

Melhorar a sua eficiência significa saber como e quando tomar as decisões sobre a sua actividade. Escolha o momento e decide frio que você deve e não deve fazer

Decisões sobre a sua atividade

Procrastinar é o hábito de adiar uma atividade ou uma situação que deve tratar ou lidar. Mas nem sempre é assim. Deixá-lo para mais tarde, às vezes é uma oportunidade para tomar melhores decisões. Com a atitude certa você pode se tornar uma prática que contribua sanidade a sua gestão de pessoal. Todos nós temos mais tarefas a realizar, de que podemos fazer e quando demoramos alguns assuntos, é comum que apareça a insatisfação, o estresse e até mesmo ansiedade. Devemos escolher com critério o que fazemos e o que não fazemos conseguindo estar à vontade com isso.

Para tornar mais compreensível o que tento explicar eu dividimos o artigo em três pontos para comentar os diferentes níveis de prática, que perseguem e o que eles trazem.

Separar o capturar e decidir

O segredo para melhorar a sua eficácia pessoal reside em seus hábitos. Quando eu falo de adiar sua tomada de decisões refiro-me a criar um momento em sua jornada onde você pode dedicar-se em exclusivo a decidir o que fazer com o que se foi chegando durante o dia.

E-mails, telefonemas, pedidos de terceiros, idéias ou informações que lhe vão ocorrendo… Capturetudo. Anotá-lo e envie-o para um ponto comum, uma bandeja de entrada para examiná-lo mais tarde. Uma bandeja em cima da mesa, a enviar-lhe um e-mail para a sua conta, usar apps específicas para este fim, como o Evernote.

Dedica o tempo necessário para capturar a idéia de que você terá que se lembrar a posteriori. Umas vezes será suficiente anotando em um de Postar com 3 ou 4 palavras, outras vezes você terá de dedicar 10 minutos para ler um e-mail e detalhar os diferentes temas em várias notas (uma nota por questão para o trabalho). Ou talvez 30 minutos atendendo um cliente irritado por telefone o que você precisa acalmar e consensuar uma forma de agir. Anote o que julgar de fazer e, em seguida, já procurarás colocá-lo em sua rotina.

Ao final do dia, ou quando você decide tomar suas decisões, você será dedicado a examinar as anotações presentes em sua caixa de entrada, um por um, para transformar essa ‘coisa’ brinco em ações que você pode realizar. Redactarás um texto curto, descritivo, com um verbo específico concretizando o quando, o onde e o como fazê-lo.

Não interrompa o que está fazendo quando surge algo, mantenha o fluxo de trabalho padrão. Você tem um momento para definir o seu trabalho e tomar decisões com a mente fria.

Esta semana não

Uma vez superada a etapa de capturar e decidir, terá mudado para sempre. Você ganha eficiência e aumentar seu controle sobre as frentes. Vá um pouco mais além. Toma decisões sobre o que vai fazer na próxima semana.

O mesmo seria fazer uma revisão a cada semana seus assuntos e definir a atividade que você vai fazer até a próxima revisão, questões a resolver, acções pendentes, os projectos em que trabalhar… Essa será a actividade do seu banco. Durante a semana, cada vez que te demores a tomar decisões sobre as novas questões que se apresentam pergunte a si mesmo se é necessário realizá-lo esta semana, ou você pode esperar até a próxima.

Necessário não significa agradável ou atraente. Se não há uma data de vencimento objetiva ou não é algo importante para você (relacionado com seus objetivos) pode ser adiado.

No passo anterior você trabalhava com uma caixa de entrada, onde enviabas tudo o que ia surgindo, e uma lista de próximas acções a realizar. O sistema se sofistica, você precisa de uma lista onde estacionar o que você não vai fazer esta semana (que você pode chamar Brincos Agora ou não). Você vai criar uma lista de projetos para ter uma relação com essa atividade composta por mais de uma ação que define um resultado a obter.

Confira cada semana todas as listas do seu sistema para definir em que vai trabalhar até a próxima revisão semanal, criando um programa de trabalho que lhe permitirá maximizar a sua capacidade para se concentrar e fechar alguns assuntos específicos que você tenha decidido de antemão.

O que é importante e o que não?

O maior desafio para uma pessoa que quer melhorar a sua eficácia pessoal é tomar a decisão de o que fazer e o que não fazer. Definir de antemão o que é importante e o que não é.

Durante seu dia-a-dia vão chegar a centenas de pedidos, de entradas, inputs que atender. A sua eficácia pessoal está condicionada a que saiba canalizar esses inputs, através do sistema descrito nos dois pontos anteriores.

Ao ceder a sua atenção para um input imediato, além de registrar o processo para atendê-lo depois, você está dando a mesma importância que à sua lista de próximas ações, subtraindo importância ao trabalho invertido em defini-los e às decisões tomadas anteriormente.

Como você decide quais entradas incorporar durante o dia-a-dia e o que levar? Define o seu critério de objetividade. Vou Te dar um exemplo. O meu é marcado por datas de entrega marcadas por terceiros (clientes/empresa), atividade relacionada com meus objetivos pessoais e urgências justificadas.

O ponto de urgência é o mais polêmico. Que um cliente ou colega histérico se reclame, imprime urgência do assunto e se condiciona empujándote a tomar uma decisão rápida. Só aceito se a atividade dessa pessoa é condicionada de forma decisiva, para mim, é dizer, que dependa de mim, que a ação se pare ou continue.

Demorarlo e tomar uma decisão no frio. Esse é o segredo. No seu dia representou para mim uma mudança radical adotar o sistema Getting Things Done , de David Allen, do qual falei neste post ou no meu site pessoal.

É um método abrangente, que incorpora tudo o que se refere o artigo e vai mais além. Se você realmente quiser organizar com eficácia, você deve aprender mais sobre ele.

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